Miért pont én?
Hét éve dolgozom ügyfélszolgálaton — és a mai napig én vagyok az, akihez a panaszos e-mailek befutnak.
Nap mint nap olvasom a csalódott, néha dühös üzeneteket. Megtanultam megnyugtatni a feldúlt vásárlót, rendezni azt, ami elromlott, és megmenteni a kapcsolatot, amikor már majdnem elveszett. És mostanra előre megérzem, melyik helyzetből lesz panasz — sokszor még azelőtt, hogy megérkezne.
Mert a panaszok nem véletlenszerűek. Ismétlődnek.
Mondok két példát, amit számtalanszor látok:
Fut egy akció, oda van írva feketén-fehéren, hogy „a készlet erejéig" — és mégis, ahányszor elfogy egy termék, jön a panasz, hogy miért nem elérhető. Vagy: oda van írva, hogy „a kedvezmények nem összevonhatók" — a vásárló mégis egyszerre akarja az akciót és a kupont, és mérges lesz, amikor nem megy.
A kiírás ott van. A vásárló mégsem úgy érti.
És pontosan ez az, amit a legtöbben nem vesznek észre: a probléma nem az, hogy nincs kiírva. Hanem hogy a kiírás nem éri el a célját.
A UX-szakértő azt vizsgálja, mennyire könnyű használni a webshopot. A marketinges azt, hogyan érkezik több látogató. Én pedig azt nézem, miből lesz később kérdés, bizonytalanság vagy reklamáció.
Én ott ülök.
Ahol megérkeznek ezek az e-mailek.
És innen, visszafelé nézem a webshopodat.
Nem azt keresem, mi szép rajta. Azt keresem, miből lesz holnap egy bosszús e-mail — mert pontosan tudom, hogyan néz ki az az e-mail, hiszen nap mint nap én válaszolok rájuk.
A legtöbb audit így gondolkodik
Webshop→
Hiba→
Javítás
Az én auditom így gondolkodik
Reklamáció→
Ok→
Webshop→
Megelőzés
Én nem a webshop felől jutok el a panaszokig. Én a panaszok felől jutok el a webshopig.
És őszinte leszek veled: én tudom, milyen kikészítő ez. A napi panaszkezelés idegőrlő és időrabló — elveszi az energiát attól, amiért igazából csinálod ezt az egészet. Nekem már az is siker, ha a webshopodat úgy tudjuk beállítani, hogy eleve kevesebb panasz szülessen. Hogy több nyugalmad legyen, és kevesebb esténél járjon a fejedben egy megoldatlan ügy.
Ezért nem állok meg a hibák megtalálásánál. A KrízisKalauz mögött ott a teljes eszköztár — a panaszmegelőző audittól a kész válasz-sablonokig —, mert a panaszt két oldalról kell kezelni: megelőzni, amit lehet, és felkészülten, gyorsan lezárni azt a keveset, ami így is marad.
A legtöbb reklamációt nem gyorsabban kell megválaszolni. Hanem meg sem kellene történnie.
Én ezért a panaszok végétől indulok visszafelé. Mert ha megtaláljuk, hol születnek meg, akkor nemcsak egy hibát javítunk ki — hanem időt, energiát, pénzt és rengeteg felesleges bosszúságot spórolunk meg.
Számomra a legjobb panasz az, amelyiket soha nem kell megválaszolni.